Dados do Case

Título

PROCESSOS OTIMIZADOS QUE GERAM AGILIDADE E SEGURANÇA

Resumo do case

A RG Contadores Associados foi fundada em 1984 e atua na prestação de serviços contábeis, planejamento e assessoria tributária, gestão de pessoas, serviços paralegais e societários e gestão de tecnologia da informação.
Um dos seus pilares da empresa é investir constantemente em tecnologia e aprimorar sua forma de executar os processos internos a fim de atingir melhores resultados.
Neste case, será apresentada uma das ferramentas de robotização desenvolvida pela equipe da RG Contadores Associados para reduzir o tempo de execução de preenchidos de dados para o sistema de contábil - Questor, além de diminuir o risco de preenchimento equivocado de campos e dados. Essas ferramentas permitem a otimização de rotinas repetitivas e, consequentemente, o colaborador tem mais tempo para o trabalho de análise e para o atendimento ao cliente.

Objetivo geral e específico (Qual foi a ação ou propósito alcançado com a realização do projeto? Exemplo: Diversificação das fontes de receita comparado ao ano anterior; Retenção de capital humano; Alcance dos clientes certos)

O case tem como objetivo geral apresentar uma das ferramentas desenvolvidas pelo grupo de inovações da RG Contadores Associados que resultou em aperfeiçoamento de processos que envolve a rotina da empresa na prestação de serviços contábeis no ano de 2022.
Os objetivos específicos são:
• Apresentar dados quantitativos da redução de tempo na execução de atividades rotineiras;
• Mostrar que a implementação de ferramentas automatizadas minimiza o risco de erro de preenchimento;
• Demonstrar a construção de uma cadeia de valor em que o colaborador deixa de ser um executor de atividades burocráticas para uma peça essencial no atendimento especializado;
• Promover a inovação de processos internos que, ao ser desenvolvida de maneira personalizada, auxilia a execução de atividades repetitivas e que demandam tempo.

Evidências do cases abordando a temática central: 'inovação' (Cite no mínimo 1 evidência com o foco em inovação realizada em seu case: Exemplos: A empresa desenvolveu uma operação que reduziu o tempo de espera no atendimento ao cliente)

A profissão de contador normalmente é vista como maçante, repetitiva e burocrática e durante muito tempo foi assim. Porém, atualmente, a rotina das empresas de contabilidade mudou com os softwares especializados, que proporcionam segurança na prestação das informações necessárias, e com os preenchimentos de informações diretamente nos sistemas do governo. Dessa forma, a inovação se faz necessária nas empresas de contabilidade à medida que geram agilidade e confiança na prestação do serviço.
Na RG Contadores Associados, a inovação sempre se fez presente na forma de executar o trabalho e nas ferramentas utilizadas, que são criadas de acordo com a necessidade de execução da atividade. Um caso é a utilização de máquinas virtuais a mais de 15 (quinze) anos, que permite acessar à base da empresa – como, e-mail, softwares, pastas e arquivos – de qualquer computador que tenha os acessos autorizados. Essa forma de trabalhar fez com que durante o período da COVID-19 a empresa não sofresse com as restrições e com o isolamento social.
Um segundo ponto é a própria estrutura da empresa e da distribuição das áreas dentro do espaço físico ser desenhada para melhor prestação do serviço. As áreas que necessitam ficar próximas ou que são interligadas dividem o mesmo ambiente e, assim, interagem de forma mais produtiva.
Nos últimos anos, a RG Contadores Associados investiu em processos automatizados e robotização. Alguns exemplos de processos que foram automatizados são quebra de PDF com informações para importação automática de extratos bancários, importação de notas fiscais, importação de relatórios gerenciais e financeiros de vários sistemas de clientes etc. Já em relação aos processos robotizados tem-se apuração de impostos, processamentos de informações contábeis, fiscais, patrimoniais e pessoais, envio de declarações, importação de notas fiscais em grande volume, geração de relatórios personalizados etc. Isso já se somam mais de 80 robôs e 290 processos automatizados.
Outro ponto que a empresa prioriza é a de utilizar apenas um sistema de software contábil que abrange diversos módulos (contábil, fiscal, folha de pagamento) e a equipe interna cria mecanismos, por meio da robotização e automatização dos processos, para aprimorar a execução dos serviços.
O case em análise foi desenvolvido por conta de uma solicitação do time de processamento contábil que efetuava diversos lançamentos de um único cliente e que questionou o grupo de inovações sobre a possibilidade de automatizar esse processo e aumentar a eficiência. Ao tomarem conhecimento, os integrantes da TI desenvolveram um algoritmo que quebra os arquivos em formato PDF e importa para o sistema de contabilidade - Questor as informações relevantes de lançamento. Como resultado da criação da ferramenta, os colaboradores responsáveis por efetuar essa atividade reduziram consideravelmente o tempo de execução de lançar e de conferência dos dados e houve aprimoramento do processo para toda a empresa.

Estratégias e soluções implementadas para atingir a resolução da ação, com descrição das fases do case (Quais foram as estratégias ou soluções implantadas no projeto? Exemplos: Criação ou contratação de ferramenta ou software)

O time de processamento contábil notou um alto número de lançamentos contábeis, em um novo cliente, que é de aproximadamente 50 (cinquenta) mil lançamentos por mês. Com isso, seguiu as orientações internas do grupo de inovações e realizou a abertura de um chamado específico.
Após a abertura do chamado, em 06/01/2022, foram realizadas algumas reuniões multidisciplinares com os setores envolvidos, contábil e fiscal, cliente e TI, a fim de definir os melhores caminhos para a solução desse altíssimo volume de trabalho manual envolvido. Foram em torno de 20 (vinte) dias para inputs das informações no sistema contábil - Questor.
Definidas as prioridades e os recursos disponíveis, foi iniciado o projeto de automatização específico dessa rotina em 04/02/2022. Nesse processo foi envolvida uma série de automatizações para tratamento, filtragem, formatação e posterior importação de dados para a base do sistema contábil, que hoje validadas, são operadas em partes por robôs.
Foram utilizadas técnicas de scrum para agilizar a entrega do projeto, com 3 reuniões de aproximadamente 15 (quinze) minutos, com a finalidade de validação entre os times envolvidos. Após a realização dos testes, o sistema foi criado em março de 2022, com o processamento dos dados que possuíam a competência de 02/2022, importada e validada sua integridade em 4 (quatro) horas.
Depois de alguns meses de testes e melhorias no projeto, foi realizada a calibragem dos comandos e dos robôs envolvidos e o tempo, hoje, para importação desse volume leva em torno de 2 (duas) horas. Nesse projeto, foram utilizados, além do conhecimento dos colaboradores envolvidos, programas como Vscode, Python, Visual Basic for Applications e Robotask.

Resultados quantitativos e qualitativos do case (Cite no mínimo 1 resultado quantitativo e 1 resultado qualitativo alcançado no projeto)

Em 2022, após a criação da ferramenta, obteve-se a conclusão que, por exemplo no mês de janeiro de 2023, dos 38 (trinta e oito) mil lançamentos efetuados de uma única empresa e eram executados em 1 (um) mês, o tempo de execução foi reduzido para 2 (duas) horas. Esse resultado expressivo mostra que a inovação de processos internos deve ser explorada constantemente pelas empresas que querem ter vantagem competitiva.
Além disso, a implementação dessa ferramenta minimizou o risco de erro de preenchimento que, hoje, é efetuado automaticamente por meio da importação do arquivo para o sistema contábil - Questor. Assim, os colaboradores que realizam essa tarefa têm mais tempo a disposição para verificar as informações lançadas bem como realizar suas outras atividades. Entre as atividades que podem ser realizadas com mais eficiência, estão a de analisar as informações fornecidas pelos clientes e a de atendê-los com mais agilidade e confiança. Dessa forma, o colaborador atua para auxiliar o cliente em suas demandas e se torna uma peça fundamental para criar valor ao serviço prestado e não mero executor de rotinas repetitivas.
Para a RG Contadores Associados, é imprescindível que mais ações, como essa, sejam criadas e aprimoradas de acordo com a necessidade que o negócio exige e com a tecnologia existente no momento. Dessa maneira, a empresa tem como uma de suas prioridades que os processos sejam revistos continuamente e que o foco seja nos resultados. Portanto, a RG Contadores investe tempo e recurso nesses dois pontos visto que é o caminho para o êxito empresarial e de seus clientes.

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